Événementiel : réduire ses coûts

Organiser un événement demande beaucoup de temps, de l’énergie et des moyens conséquents. S’il est question d’accueillir des participants à une activité, même si elle est de petite envergure, il s’agira de prévoir un certain budget. Ce qui n’est pas évident si l’on roule sur fonds propres et que l’on n’a pas d’aides de la part de sponsors. En conséquence, il est important de rationaliser ses dépenses et de chercher à faire des économies tout en offrant un événement de qualité aux participants. Voici comment s’y prendre.

Faire appel à une société de gardiennage

Une sécurité optimale est un élément indispensable à la réussite d’un événement.

Il s’agira en effet d’accueillir un nombre plus ou moins important de personnes. De fait, la responsabilité revient à l’organisateur de garantir leur sécurité et d’éviter toute situation dangereuse.

La première mission d’une société de gardiennage sur un événement est d’accueillir et de recevoir les participants. Il veille, avec courtoisie, à rendre les entrées et les sorties plus fluides tout en suivant les règles de filtrage qui seront mises en place. Le filtrage s’effectue généralement sur la présentation d’une invitation ou d’un billet.

L’agent de sécurité se chargera également d’effectuer une fouille visuelle ainsi qu’une palpation si l’événement le demande. Il surveille la foule, oriente les participations et intervient directement en cas d’incident. Si une personnalité importante doit se rendre à cet événement, il s’agira d’assurer son confort et sa sécurité.

Si l’on hésite à avoir recours aux services d’une structure spécialisée afin de réduire les coûts, il est possible de demander un devis auprès des différentes sociétés spécialisées. Pour faire son choix, il peut être question de consulter un agent de sécurité pour obtenir un devis et négocier le tarif de la prestation avec la société spécialisée afin d’obtenir un meilleur prix.

Louer le matériel

Le matériel indispensable à la réussite d’un événement est très onéreux.

Alors, pour minimiser le coût d’un événement, louer les équipements au lieu de les acheter peut être une excellente solution. Il est possible de trouver les équipements dont on a besoin et des formules adaptées à tous les budgets. Il peut être question de louer le matériel de sonorisation au lieu de l’acheter. Pourquoi ne pas mettre en concurrence les différents prestataires afin d’obtenir la meilleure offre ?

Préparer l’événement afin de limiter le nombre d’intervenants

Le temps est un facteur très important dans la planification d’un événement.

Il sera bien évidemment plus facile à gérer si l’organisation a débuté plusieurs semaines, voire plusieurs mois avant la date de l’événement. Cela permettra :

• non seulement de mieux gérer l’événement,
• mais également de réduire le nombre de panélistes ou d’intervenants.

Il s’agira ainsi de réduire le coût de l’organisation puisqu’il n’y aura pas besoin de faire appel à plus d’intervenants qu’il n’en faut. Il est également possible de mettre ses salariés ou les membres de son entourage à profit pour éviter de dépenser de l’argent qu’il sera possible d’utiliser à un autre poste. Il s’agit donc de pistes intéressantes pour faire des économies.