Comment organiser un concert de grande ampleur ?
Organiser un concert est une entreprise de grande ampleur qui demande une planification rigoureuse et une excellente coordination avec différents services. La préparation d’une telle cérémonie peut prendre plusieurs mois, ce qui a tendance à décourager certains organisateurs.
Cependant, lorsque vous vous lancez, tout s’enchaîne comme un domino, il suffit d’avoir les bonnes idées, et les meilleurs conseils.
Mise en place de la scène : Faire appel à des professionnels
Pour organiser un concert de grande ampleur, il faut faire intervenir des professionnels de l’événementiel pour bénéficier de leur expertise dans cette entreprise d’envergure.
La première étape de la préparation de scène consiste à définir le public cible, car de ce facteur dépendra le choix des artistes et les modalités d’organisation.
Ensuite, il faut choisir le lieu de l’évènement. Il doit être adapté à la nature de celui-ci et respecter les normes de sécurité en vigueur.
Une fois la scène préparée, les matériels nécessaires doivent être réunis. Vous pouvez soit opter pour la location materiel luxembourg á Boels ou en acquérir auprès des distributeurs agréés.
Lorsque vous faites appel à des experts, vous pouvez bénéficier de la quasi-totalité des équipements nécessaires, à savoir les praticables de scènes, les systèmes de sonorisation, les matériels de décorations et un monte-charge.
Ce dernier élément est d’une importance capitale. Il permet de soulever des charges lourdes et d’installer les équipements en hauteur comme les spots et les projecteurs.
Si vous ne disposez pas d’assez de moyens pour vous procurer l’équipement en achat, vous pourriez recourir à la location monte charge luxembourg.
Demander les autorisations nécessaires
Pour des raisons évidentes de sécurité, il est préconisé d’obtenir des autorisations avant la mise en place de votre évènement.
En amont, assurez-vous de la sûreté du lieu et renseignez-vous sur les réglementations légales en vigueur dans la localité ciblée en matière de sonorisation et autres.
Vous devez également souscrire toutes les garanties d’assurances nécessaires pour couvrir les éventuels dommages et accidents pouvant se produire pendant la manifestation.
Une fois les prérequis assurés, rapprochez-vous de la Direction régionale des affaires culturelles pour faire une déclaration administrative. Dans certains cas, une descente à la mairie ou à la préfecture sera aussi utile.
Selon la manifestation envisagée, vous devez faire une demande et/ou déclaration d’autorisation.
Cet acte est posé par écrit, environ un mois à l’avance, au maire de la commune où aura lieu la manifestation, ou à la préfecture de police pour Paris, Lyon et Marseille. Et pour augmenter vos chances d’acceptation de votre dossier, argumenter sur un événement éco-responsable avec tous les codes que cela implique.
Communiquer sur les réseaux sociaux
À l’heure de la technologie, les réseaux sociaux sont indispensables pour la promotion d’un évènement.
Non seulement ils permettent de toucher un large public, ils contribuent aussi à la création d’une relation de proximité avec le public.
Vous recueillez des commentaires et des réactions en temps réel. L’avantage de cette communication active, c’est qu’elle vous aide à ajuster votre stratégie lorsque cela s’impose.
Pour profiter de la puissance des médias sociaux, vous devez justement vous inscrire sur ces derniers. Créez des pages dédiés à l’évènement sur Facebook, Twitter ou Instagram.
Si vous ne pouvez pas vous charger de l’animation, faites appel à un community manager. Cette personne sera chargée de gérer la communication sur les réseaux sociaux.
Prévoir un programme détaillé
La planification est un travail colossal, mais nécessaire. Au cours de cette phase, vous devez choisir les artistes auxquels recourir pour votre concert, les contacter et les signer.
Commence ensuite la programmation ! Elle consiste à définir précisément ce qui se fera à des plages horaires définies pendant l’évènement.
Cette note recueille les informations sur les interprètes, leur ordre d’apparition et la durée de leurs performances.
Mettre en place une billetterie en ligne
Puisque la grande partie de la communication a été effectuée en ligne, il est évident que la billetterie doit l’être également.
Cette démarche simplifie l’accès à l’achat de billets pour vos participants et vous fait gagner un temps précieux.
En outre, elle vous permet de récolter des données très intéressantes pour connaître le profil de vos participants.
Pour mettre en place une billetterie en ligne, vous devez vous inscrire sur le service spécialisé dans la gestion de cet aspect.
Vous allez ensuite créer votre événement sur ce site en renseignant les informations nécessaires comme le nom du concert, la date, le lieu, en remplissant une courte description.
Mentionnez vos tarifs selon vos préférences, en précisant les prix de vos différents billets. Ajoutez enfin un formulaire qui vous donnera la possibilité de poser des questions pendant la phase d’achat de billet.